Referat fra bestyrelsesmøde
Dato: Torsdag den 18 juni 2009 kl. 19.30
Sted: Skaldehøjvej 60
DAGSORDEN
1: Konstituering af ny bestyrelse:
- Formand
Henrik Søgaard, Skaldehøjvej 60
- Kasseren
Anne Marie Lange, Skaglen 33
- Sekretær
SusanneBrøndum, Skaldehøjvej 135
2: Overdragelse af materiale fra den gl. bestyrelse.
- Der skal skrives et referat fra ekstraordinær generalforsamling den. 13 maj 2009, Henrik Søgaard udfører, var den eneste fra bestyrelseN, som mødte op.
- Snerydning: BF-anlæg, er blevet udført på timebasis, sidst på sæsonen udført med glatføre bekæmpelse.
- Græs areal: VM-anlæg, har dog meldt fra da de ikke kan overkomme at slå græs på denne side af søen. Vi undersøger ved BF-anlæg eller andre aktører.
- Legepladsen: Vi skal have undersøgt om det også er rigtigt faldsand. Der er gennemgang af legepladsen fra firmaet som installerede den, de næste 4 år endnu.
- Hjemmeside opdatering: Jeanette Bylov, Skaldehøjvej 42.
3: Uddeling af ansvarsområder / kontaktpersoner.
- Grønne områder: Susanne Brøndum, Skaldehøjvej 135
- Vejene: Gert Kristensen, Skaldehøjvej 52
- Legepladsen: Helene Roager, Skaldehøjvej 24
- Hjemmeside opdatering: Henrik Søgaard, Skaldehøjvej 60 og web master
- Andet
4: Vedligeholdelse af grønne områder /færdiggørelse.
Hvem / hvad / hvornår og hvordan?
Kommunen har ansvaret for pasning af beplantningen og slåning af græs på de arealer, som blev etableret sidste efterår. Øvrige græs arealer står grundejerforeningen for.
Vi har dog en mistanke om at kommunen er gode ved os, og slår græsset nogle af de andre steder.
Bestyrelsen har gået en runde på vores grønne arealer onsdag den. 24 juni, og det er blevet bestemt at indhente priser på udbedring af græs på diverse arealer, og slåning af de rabatter mv., som kommunen ikke slår. Dette udføres på regning og efter behov.
Kommunen kontaktes med hensyn til udbedring af græs arealet imellem grundene og den nye beplantning på Skaldehøjvej, ud mod fælles arealerne. Det er ikke pænt lavet.
Grundejerforeningen vil sørge for slåning af dette græsareal for at passe på den nye beplantning.
Vi prøver os lidt frem med slåningen af de grønne arealer for at danne os et indtryk af prisen, i forhold til budget for 2010.
Vi kunne godt tænke os at plante flere allé træer og små klynger med træer i de grønne områder. Dette kræver dispensation i forhold til lokalplanen. Vi udarbejder en plan, evt. med præsentation til generalforsamling.
5: Vedligeholdelse af vejene/ færdiggørelse.
- Hvem / hvad / hvornår og hvordan
Gert Kristensen skulle have hørt fra Jenny Testrup på kommunen at det skulle være ganske vist med veje på Skaldehøjvej i august/september, men grundejerforeningen har intet hørt, så vi håber at det holder stik.
Øvrige vejarealer skulle være færdige, vi er ikke sikker på om Hedelyngen er afleveret til grundejerforeningen, Gert Kristensen undersøger.
6: Vedligeholdelse af legepladsen / er den færdig bebygget?
- Hvem / hvad / hvornår og hvordan
Der opstod en diskussion om sandet på legepladsen og om det var det rigtige faldsand, Helene undersøger med legepladsfirmaet ved næste gennemgang. Ligeledes prisen på at få legeredskaberne olie/maler behandlet 1 gang om året.
Der stod i vinteren meget vand på legepladsen. Vi afventer og ser, om det stadig er et problem nu hvor græsset bliver større. Ellers skal der udføres dræn/faskine, hvis vi kan få kommunen til det så fint, ellers må vi selv bekoste det.
På bestyrelsens gåtur onsdag den 24 juni blev det konstateret, at der står meget ukrudt. Det skal vi have fjernet og græsset skal slåes omkring det, så snart vi har en aftale med en.
7: Diskussions oplæg
- Hvad skal hjemmesiden indeholde og skal vi bruge den aktivt ?
- Er vi helt færdig med beplantning, mangler vi álle træer, andet ?
- Hvordan skal vores søer se ud skal de gro til i store træer, buske ?
- Udarbejdelse af års aktivitetsplan, oprydning dag, sommer arrangement, efterårs arrangement.
- Egen græs-cykelstil for enden af Skaldehøjvej 50-78 pga. manglende kommunal sti?
- Inddragelse af arealet bag ved Hobitten, sammenhæng med Hedelyngen/Palleshøje.
- Afholdelse af bestyrelsesmøder, samme sted, købt kage, bestyrelsens aflønning er en middag i byen i januar måned ?
- Skal generalforsamlingen være en aften, og hvordan sikrer vi os at der stadig kommer folk?
- Andre oplæg ?
- Eventuelt en blog på hjemmesiden, hvor folk kan ligge kommentarer ind, og komme med punkter til dagsordenen, når der holdes bestyrelsesmøder.
- Vi skal i bestyrelsen bruge hjemmesiden mere aktivt, få den opdateret. Så det kun er i forbindelse med generalforsamling at der skal deles sedler ud, resten skal foregå over hjemmesiden.
- Udarbejdelse af årskalender, både for bestyrelsesmøder og øvrige aktiviteter, som foregår i grundejerforeningen.
Næste bestyrelsesmøde:
- Arbejde på en anderledes generalforsamling, for at prøve at undgå, at vi om 2 år kun sidder bestyrelsen og så 5 andre. Måske starte kl. 17.30 med fælles mad, underholdning for børnene, mens der er generalforsamling, afslutning med kaffe. Måske allerede 2010.
Gert undersøger skilte med legede børn ved alle indfaldsveje, hvad de koster.
Bestyrelsesmøder går på tur, ca. 4 møder om året. Et 5. møde i januar med spisning på restaurant ude i byen.
8: Eventuelt.
Gennemgang af manglende kontingent ca. 13 som mangler, ikke så mange som sidste år, men utrolig nok, så er alle gengangere fra sidste år. Det blev bestemt at vi sender en pæn hentydning med rykkergebyr på 100 kr. og efterfølgende rykker 3 med 10 dage til inkasso.
9: Næste møde.
- Årsmødeplan
Tid og sted: Hos Helene Roager, Skaldehøjvej 24 kl. 19.30, torsdag den 3 september.
Referant: Henrik Søgaard, Tlf. 98136365 / hs@hs-byg.dk
|